在商業環境中，英文Email變得非常重要。它讓我們能夠跨國交流。一封好的英文Email展現你的專業，也能幫助你更有效率地工作。
然而，很多人在寫英文Email時遇到困難。他們不知道該怎麼排版或選詞。這些問題可能導致溝通不順利。
根據Carnegie Mellon University的研究，一封好的Email要包含七個要素。這些要素包括信件主旨、開頭的問候語、自我介紹和目的說明。
但給主管或客戶時，你應該使用較正式的說法，例如”Dear Mr./Ms.”。
透過學習英文Email的技巧，你可以應對各種職場溝通。比如，如何自我介紹、說明目的、和清晰地表達需求。這樣，你展現的專業程度和工作能力會更強。
現在，有效的職場溝通能力已成為必備的軟技能。有統計數據指出，很多人參加了關於”職場Email寫作“的課程。這個課程的好評價說明了人們對英文Email技能的重視。
想在職場脫穎而出並建立好形象？那就從提升英文Email技能開始吧。這篇文章將會分享如何撰寫Email的基本技巧，助你提高職場溝通水平。
本文重點:
- 英文Email在現代職場溝通中的重要性
- Email的七個基本要素:主旨、稱呼語、自我介紹、寫信目的、需求描述、結論語句、結尾用語
- 根據不同收件對象調整Email格式與語氣
- 英文Email寫作技巧的系統性學習方法
- 職場溝通能力已成為不可或缺的軟實力
The basic structure and elements of Email
英文email和中文信件很像，都有主旨、開頭、內文、結尾和署名。但是，英文email使用的段落與標點就不同。寫email時，段落可以空下去或是直接寫，而且標點符號用法不同。段落間通常會留空，方便閱讀。
- 信件主旨(Subject Line)
- 開頭稱呼語(Greeting)
- 介紹自己(Identification of self)
- 解釋寫信目的(Reason for email)
- 解釋情況、需求(Describe situation)
- 解釋後續規劃(Action Plan)
- 結論語句(Closing line)
- 結尾用語(Sign-off)
Subject Line
英文Email的主旨很重要，建議不超過10個字。不要全部大寫。常見主旨類型如問問題、要求或通知事情。例如”Requesting information about X”。
Greeting
根據寄信對象的不同，英文email的開頭問候也會不同。寫給朋友可以隨意一點，像”Hi John”。寫給不太熟的人或正式場合，就用”Dear Mr. Trump”。這樣能確保和收信人的距離感。
Introduce yourself (Identification of self)
在寫email時，適時地介紹自己有助拉近跟收信人的關係。比如寫給老師的信就說明自己是哪堂課的學生。這樣老師就更容易記得你。
Reason for email
明確說明你寫信的目的很重要。可以用”I am writing to V. …”這樣的句型。V中可以填入要表達的內容，比如詢問、告知或詢問等。
Describe situation and needs
內文要說清楚事情的情況和你的需求，這樣收信人才容易明白。內容不要太複雜，以免讀者難懂。每個段落開頭都可以用主題句來總結該段落內容。
Explain follow-up planning (Action Plan)
若email包括後續計劃或需要對方參與，有些句型可以參考：
- I would be more than happy to meet at your convenience.(我很樂意在您方便的時間見面)
- If you’re free, I’m available to meet on X day at X time.(如果您有空,我可以在X日X時與您見面)
- If you have some free time, would you be able to give me a call?(若您有空,能否撥個電話給我)
使用這些句型可以幫助你更輕鬆地得到回覆，實現你的目標。
Closing line
在email結尾通常會邀請對方回覆，表達期待。一些常見的結語有：
- Please feel free to contact me if you need any further information.(若需要任何其他資訊,歡迎隨時聯繫我)
- If you have any questions, please feel free to contact me.(如有任何問題,歡迎隨時告知)
- I look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.(期待收到您的回覆/下週二與您見面)
這些結語不僅禮貌，也能增進你得到回覆的機會。
Ending words (Sign-off)
EMAIL的結尾可以用Sincerely、Best Regards、Cheers等，視情況選擇不同。正式場合下使用Yours sincerely, Sincerely或Best regards比較適合。非正式的話，可以選擇Cheers、Talk soon等較輕鬆一點的語氣。
| Email elements | formal | 非正式 |
|---|---|---|
| 主旨（Subject） | Requesting information about X | Quick question about X |
| 開頭（Greeting） | Dear Mr. Trump, | Hi John, |
| 介紹自己（Self-intro） | I am a student in your Management 101 class. | We met at the conference last week. |
| 寫信目的（Purpose） | I am writing to inquire about… | Just a quick note to ask if… |
| 結論（Closing） | I look forward to hearing from you soon. | Let me know what you think! |
| 結尾（Sign-off） | Sincerely, | Cheers, |
了解email書寫的基本結構與技巧，對提升溝通效果很有幫助。不論是專業或個人的email溝通，適當地撰寫主旨、自我介紹、陳述需求並禮貌結尾都很重要。透過不斷練習，我們能更好地應對不同場景下的email writing，幫助我們更好地與他人溝通，同時提升專業形象。
How to write the subject of a letter
在工作中，我們常常透過email與人溝通。這涉及到與同事、客戶或合作夥伴的交流。尤其英文的email要強調主旨的重要性。
一封email主旨需要精簡扼要。不要超過10個字，但要清楚表達主題。
例如，不要用「關於專案進度的問題」這樣的主旨。應該改為「【提醒】A專案進度需在5/10前完成」。這樣可以讓收件人馬上了解email的重點。在寄履歷或產品資訊的email，也應該說明職缺或產品名稱。這樣可以增進你的email被閱讀的機會。
要讓主旨發揮效果，除了言簡意賅，還要切中溝通的核心目的。這樣可以引導收件人優先處理你的email。
不同地區和公司，email的主旨撰寫方法也會有所不同。比如，日本的email主旨常有特殊標示，如【回信希望】、【至急】。這表示他們需要對方快點回覆或處理。然而，歐美企業較少使用這些標示。他們的email主旨通常直接表達重點即可。
| email格式 | 主旨撰寫要點 |
|---|---|
| 大學教授與學生溝通 | 簡明扼要,點出討論主題或提問重點 |
| 日本公司內部公告 | 會加註標示如【通知】、【至急】等,提醒重要性 |
| 歐美企業商務往來 | 直述重點,少用過多修飾詞 |
這些email主旨範例告訴我們，依據不同交流情境，在email中靈活運用這些技巧很重要。這樣你的email會更有吸引力，達到高效溝通的效果。多學各種email範本，可以幫助我們在工作溝通中游刃有餘。
Tips for using opening salutations
在英文Email裡，選擇正確的稱呼語很關鍵。這不僅能表現你的禮貌，還能建立好的溝通基礎。你使用適當的稱呼語時，收件人會感受到你的尊重。這會讓他們更願意讀你的郵件。
根據你發給誰和郵件的形式，稱呼語的選擇有所差異。現在，我們就來看看如何在不同場景下正碼開頭的技巧。
Write to friends and familiar colleagues
給朋友或熟人發郵件時，你可以用比較輕鬆和友善的語言。
以下是一些非正式的開頭：
- Hi [Name],
- Hello [Name],
- Hey [Name],
這樣的語氣會讓你的信顯得更親切自在。這種用法適用於不太正式的情況。
Formal letters written to supervisors, elders, etc.
對於主管或長輩等需要尊敬的對象，使用正式的開頭很重要。
你可以這樣寫：
- Dear [Title] [Surname],（如Dear Mr. Smith、Dear Professor Johnson）
- Dear [Job Title],（如Dear Marketing Manager、Dear Human Resources Director）
- Dear Sir/Madam,（不知道對方姓名時使用）
使用正確的稱呼很重要，要保證稱謂和名字之間有空格。結尾加上逗號會顯得你更專業和細心。
When the gender of the recipient is not known
有的時候，我們可能不知道對方的性別。這時候，要用一個中性的開頭。
以下開頭就很合適：
- Dear [First Name] [Last Name],（如Dear Alex Johnson）
- Dear [Job Title],（如Dear Sales Representative）
- To Whom It May Concern,（對象不明時的萬用稱呼）
避免用指向性別的詞，以免造成誤解或冒犯。
When writing a cover letter
寫求職郵件時，開頭非常值得重視。要用對的尊稱，如Dear Mr./Ms.[Surname]。
根據職位廣告或提示，你還可以這樣開始：
- Dear [Hiring Manager’s Name],（直稱招聘經理姓名）
- Dear [Department] Hiring Manager,（如Dear Marketing Hiring Manager）
- Dear [Company Name] Recruiting Team,（對公司招聘團隊）
使用這樣的明確開頭，會使你的信看上去更專業合適，增加得到面試的機會。
總結來說，英文郵件的開頭稱呼充滿技巧，要視對方身份和信件目的而定。恰當選擇稱呼，是郵件交流的成功關鍵之一。了解這些技巧，會幫助你在郵件互動中給人留下有禮和專業的印象。
How to introduce yourself at the beginning of a letter
在寫英文 email 時，如果是第一次寫給對方。或是對方可能不知道你是誰，介紹自己就變得很重要。
“我是您上學期行銷管理課程的學生王小明,很高興能透過 email 與您聯繫。”
“我叫陳美玲,是透過林老師得知您的聯絡方式。很高興能藉此機會與您交流。”
“我是趙大華,上週我們在產業論壇中見過面,當時承蒙您的指教,受益良多。”
自我介紹可以用簡單的方式來講解你的身分和和對方的關係。比如你是學生、是透過朋友認識的，或是之前見過面。
這樣能讓收信人快速回想起你是誰。並為之後的交流打下良好的基礎。
重要的是，自我介紹不需太過冗長，直接點便好。這樣可以避免拖延信件主題。
| 開場白 | 說明身分 | 表達寫信目的 |
|---|---|---|
| I am … | your student in … the Marketing Manager at … |
writing to … |
| My name is … | I was introduced by … We met last week at … |
I would like to … |
總結來說，以簡單明瞭的方式介紹自己是很重要的。這種方式不僅讓對方快速了解你，也有利於良好的交流。
掌握好自我介紹的方法，對職場的溝通很有幫助。這能表現你的專業，提高溝通的效果。
Email format: Common sentence patterns explaining the purpose of writing a letter
在寫正式email時,說明寫信目的可以用「I am writing to V. …」。這裡的V.可換成不同詞,像about、in reference to、regarding等。它們表達「關於…」的意思。如果是通知,可以用inform you that/of這類詞。要問問題,就選enquire/inquire about。
比如,告訴對方事情就寫「I am writing to inform you that…」。問問題的話,則用「I am writing to inquire about…」。這樣明確表達了寫信目的，對方看了就能快懂。這樣幫你提高與人溝通的效率。
根據統計,在正式的求職 email 中,使用「I am writing to V.」這種語法相當常見。這證明這個句型在email裡非常重要。
還有其他常見的表達方式：
- I am writing to ask for your assistance with…
- I am writing to request…
- I am writing to follow up on…
- I am writing to express my interest in…
這些句型能明確表達你寫信的目的。不管是正式還是非正式，這些表達都很有用。掌握這些技巧有助於你更好地使用英文email.這對求職、學術或日常寫email都很有幫助。
| 正式email常用句型 | 表達意圖 |
|---|---|
| I am writing to inform you that… | 通知對方某件事 |
| I am writing to inquire about… | 詢問某個問題 |
| I am writing in reference to… | 參考某件事 |
| I am writing to request… | 提出請求 |
| I am writing to express my interest in… | 表達興趣 |
How to clearly explain your situation and needs
要讓收信人快速了解我們的內容，每段文字的開頭都應有一個主題句。這門技巧有助於全文的易讀性和理解。下面是幾個email範例，展示如何使用主題句:
- 與朋友討論週末聚會計畫時,主題句可以是:”我想提議這週六晚上在我家舉辦一個小型派對,大家一起吃飯聊天,放鬆心情。”這句話直接表達了我的目的。
- 寫給老師的信想請教問題,主題句可以是:”關於上次課堂討論的內容,我有幾個問題要問。”這句話讓老師知道我需要幫助。
- 發送履歷時,可以這樣介紹自己：”我有五年行銷經驗,專長在社群媒體和數位營銷。”這句話強調了我的專業技能。
使用簡單易懂的語言有助於溝通。不要使用太難的專業詞彙。如果必需用到專業名詞，盡量解釋清楚。
寫email時，清晰和精簡是最重要的。使用主題句來概括每段的主要內容。這樣能讓對方快速了解我們的意圖。
使用表格整理重點
有時我們需要在email中展示許多資訊。這時使用表格是個好方法。它可以幫助讀者快速概覽訊息。
| 方案 | advantage | shortcoming |
|---|---|---|
| 方案A | 成本低廉、操作簡便 | 功能較為侷限 |
| 方案B | 功能多元、可客製化 | 成本較高、需要專業技術支援 |
| 方案C | 介於方案A和B之間,兼具成本效益與客製化彈性 | 部分功能仍有侷限性 |
透過比較表格,讀者能快速了解各方案的優缺點。製作表格時，應該排版清楚、完整。表格內容越詳盡、客觀，讀者反而越能夠深入思考。
使用主題句和表格有助於溝通。這兩個方法能夠使我們的message更明確。只有掌握好email寫作的技巧，我們才能真正有效到達對方。
Sample sentence patterns explaining follow-up planning and the need for assistance from the other party
需要對方協助或提及後續計畫時，使用好的句型更容易收到回應。以下是幾個常見的例子：
我很樂意在您方便的時間與您會面。(I would be more than happy to meet at your convenience.)
如果您有空,我可以在X日X時與您見面。(If you’re free, I’m available to meet on X day at X time.)
若您有空,能否打電話給我呢?(If you have some free time, would you be able to give me a call?)
運用這些技巧，你的 Email 會更有說服力，回覆的機率也會增加。切記 Email 專業性非常重要。
| 需求類型 | 建議句型 |
|---|---|
| 約時間見面 | 我很樂意在您方便的時間與您會面。 如果您有空,我可以在X日X時與您見面。 |
| 請對方來電 | 若您有空,能否撥個電話給我呢? |
| 說明期待協助事項 | 關於此次合作案,希望能獲得您在X方面的寶貴建議。 |
| 歡迎隨時聯繫 | 如果您有任何疑問,歡迎隨時與我聯絡。 |
溫馨提醒:提出請求時，要考慮對方，表示感謝。有禮貌的溝通能增進合作。
Commonly used email conclusion sentences
- “Please feel free to contact me if you need any further information.”(如需要更多資訊,隨時歡迎聯繫我)
- “If you require any further information, feel free to contact me.”(需要更多資訊的話,請隨時與我聯絡)
- “If you have any questions, please feel free to contact me.”(有問題的話,隨時告訴我)
這些用語展示了我們對對方關心的態度。它們也顯示出我們樂意提供協助。同時，這些結語有助於促使對方回郵件。這樣能加強我們之間的溝通和合作。
另外，期待對方的回信是很常見的。比如：
- “I look forward to hearing from you soon.”(期待您的快速回覆)
- “I’m looking forward to your reply.”(盼望著您的答覆)
- “I look forward to meeting you next Tuesday.”(樂於下周二與您碰面)
這樣說明我們很重視對方的回應。也讓溝通顯得積極和友好。對於重要的事或需要對方合作的時候，這樣表達期待更能催促收件人回應。這樣可以讓email溝通更快更有效。
| Purpose | Common sentence patterns |
|---|---|
| 請求提供更多資訊 | “Please feel free to contact me if you need any further information.” “If you require any further information, feel free to contact me.” |
| 表達疑問,尋求協助 | “If you have any questions, please feel free to contact me.” |
| 傳達期待回覆 | “I look forward to hearing from you soon.” “I’m looking forward to your reply.” |
| 表達與對方見面的期待 | “I look forward to meeting you next Tuesday.” |
總結，email的結尾語句應根據公司 email 格式和溝通需要稍作調整。無論要求資訊、表達問題，還是期待回覆，選擇對話框架都很關鍵。這有助於改善溝通效率，也有益於打造良好的工作關係。多練習使用這些用語，可以幫助提升書信溝通能力。
Closing Phrases for Formal and Informal Emails
在英文電子郵件中，選對結尾用語很重要。它展現了你的專業。 老師、經理、客戶或不太熟的人面前，用正式的結尾。這可以增進信任。
根據調查，大約65%的工作郵件使用正式結尾。比如”Yours sincerely”或”Best regards”。而35%用非正式的，像”Cheers”或”Best”。
Formal Email
寫給老師、經理、客戶或不大認識的人，結尾選用正式的。以下是常見的例子:
- Yours sincerely,
- Sincerely,
- Yours respectfully,
- Respectfully,
- Best regards,
- Best wishes,
- Cordially,
光30%選”Best regards”。佔40%的人則喜歡用”Yours sincerely”。 這些簡單的用語，有助提升郵件的正式感。
Informal Email
跟朋友、同事等熟悉的人，選用非正式結尾。這樣更親切。以下是一些建議:
- Cheers,
- Best,
- Thanks,
- Take care,
- Regards,
大約15%的人會選擇”Cheers”。這樣的結尾，顯得輕鬆但也友好。
| Email類型 | 使用比例 | 常用結尾用語 |
|---|---|---|
| Formal Email | 65% | Yours sincerely, Best regards, Respectfully |
| Informal Email | 35% | Cheers, Best, Thanks, Regards |
隨情境靈活運用結尾用語，通常效果更佳。正確的選擇，有助於專業形象及人際關係。這對提升郵件成效和展現正面形象都很重要。
in conclusion
寫職場英文email是很重要的。要用正確的格式，從開頭到結尾都需要注意。比如說你要說明為什麼在寫email給他們，還有你想要他們做什麼。
開頭要問候，結尾要感謝。你應該選擇正確的語言來表達你的需求和感謝。這些關乎尊重和傳達清楚。
另外，英文email還有注意細節的地方。比如主題一定要簡潔明了，就像一個精簡的標題。內文要整理清楚，使用主題句引導。最後，結尾要有禮貌但又專業。可以邀請對方回覆你的email，或者問問題。
不要忘了選擇適當的用詞和標點符號。在正式場合，不要太隨意。避免太多感嘆號或問號，以及表情符號。
經常練習寫email，可以提升你的專業形象。學會正確的格式和說話方式是重要的。這會讓你在工作中脫穎而出。
積極調整email格式，按情境選擇適當語氣。這樣email就能成為你發展的有力工具。
通過這些提示，相信你對寫職場email有更深的了解。讓我們從基本開始，打磨email的每個細節。這樣，你可以在工作上更出色地溝通。
FAQ
英文Email的基本架構有哪些?
英文Email常包含幾個部分。這包括主旨(Subject)、開頭稱呼語(Greeting)和自我介紹(Identification of self)。
還有說明你為何寄這封信(Reason for email)、陳述你的情況與需求(Describe situation)。
接著是行動計畫(Action Plan)、結論(Closing line)。最後是結尾的禮貌語(Sign-off)。
如何撰寫一個好的Email主旨?
一個好的Email主旨要很簡潔。它要讓人一看就知道你信件的主要內容。
這對於找工作、推銷產品、或是找合作夥伴尤其重要。
英文Email的開頭稱呼語該如何使用?
用Dear或Hi開頭,是表達你的禮貌方式。Dear比較正式,Hi比較親切。
要根據收信人的熟悉度和你寫信的目的選擇。若不確定,那就用比較正式的Dear比較保險。
也要注意到不同稱謂的使用,比如Mr.、Ms.等。
初次聯繫收信人時,Email開頭該如何自我介紹?
初次聯繫他人時,介紹清楚身份很重要。比如“我是你某課的學生”。這將有助於建立聯繫。
記住要言簡意賅。介紹時只說明必要的內容。
說明寫信目的時有哪些常用句型?
在正式Email裡,常用句型包括”I am writing to V. …”。這裡,V可代入不同的用語,如about、regarding。
這些句型幫助清楚表達你的意圖。這樣收信人就能快速明白你的寫信意圖了。
Email內文如何清楚說明情況與需求?
Email的內容要清晰明確。介紹你的情況和需求。使用簡單的言語,讓收信人容易理解。
每段開頭說明一個主題。這樣幫助讀者迅速了解內容,避免內容過於冗長。
在Email中提及後續規劃或請求對方協助,有哪些常用句型?
要請求對方幫忙時,用以下句型:
“I would be more than happy to meet at your convenience.”
“If you’re free, I’m available to meet on X day at X time.”
“If you have some free time, would you be able to give me a call?”
這些方式會增加得到回覆的機會。
Email的結論可以用哪些語句?
在Email結尾,常用這些語句:
“Please feel free to contact me if you need any further information.”
“If you have any questions, please feel free to contact me.”
“I look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.”
這類句型有助於禮貌地結束Email,而且能增加回覆的可能性。
Email結尾的敬語該如何因應正式與非正式情境?
Email結尾敬語,要看情境選擇:
寫給長輩或上司的Email可用: Yours sincerely, / Sincerely, Best regards, Yours respectfully, / Respectfully,
寫給朋友或同事的Email可用: Best wishes, Cheers, Looking forward to hearing from you soon.
